Zu wenig Zeit für Deine nebenberufliche Selbständigkeit?

Warum hat man bei manchen Menschen das Gefühl, dass ihnen mehr Zeit zur Verfügung steht als anderen, während man selbst zu wenig Zeit für die eigene nebenberufliche Selbständigkeit findet. Sie setzen scheinbar alle Aufgaben und Pläne im Zeitraffer um. Lass uns ihren Geheimnissen auf den Grund gehen.

Die negativen Auswirklungen von zu wenig Zeit kennen wir alle nur zu gut, oder? Wir fühlen uns gestresst, haben ein schlechtes Gewissen unseren Lieben gegenüber und auch unsere Kreativität leidet. Speziell wenn Du auch nebenberuflich selbständig bist, darfst Du lernen mit Deinen Ressourcen gut umzugehen bzw. zu haushalten.

1. Bei zu wenig Zeit, verschaffe Dir erst mal einen Überblick

1.1. Welche regelmäßigen Aufgaben hast Du in Deinem Business eigentlich zu erledigen?

Weißt Du es? Bist Du Dir sicher? Nimm Dir einen Zettel und schreibe alles was Dir einfällt einfach unsortiert nieder. Du kannst die Tätigkeiten im Anschluss in eine Reihenfolge bringen, wenn Dir das wichtig ist. Was allerdings viel interessanter ist, wie viel Zeit benötigst Du für die Erledigung dieser Tätigkeiten? Es ist äußerst empfehlenswert, sich die Mühe zu machen und mal den Zeitaufwand zu tracken. Dazu findest Du im Internet eine Menge Tools und einige davon sind sogar kostenlos. Die einfachste Möglichkeit ist aber, sich einfach Stift und Papier zurecht zu legen und grob mitzuschreiben. Auf diesem Zettel kannst Du Dir dann auch gleich Deine Zeitfresser notieren.

1.2. Typische Zeitfresser sind heutzutage

• Handy, das laufend irgendwelche Benachrichtigungen piepst
• E-Mails, die man nicht zu gewissen Zeiten ansieht, sondern immer zwischendurch bearbeitet
• Mangelnde Konzentration, da man mehrere Dinge gleichzeitig macht
• Perfektionismus – dazu kommen wir später noch
• Soziale Medien, ja zwischendurch mal auf Facebook oder Instagram schauen
• Planloses arbeiten

1.3. Wie steht es um Deine zeitlichen Ressourcen?

Hast Du fixe Zeitblöcke, in denen Du für Deine nebenberufliche Selbständigkeit tätig bist oder machst Du Dinge immer irgendwo zwischen Tür und Angel? Ich kann Dir nur von Herzen empfehlen, Dich einmal hinzusetzen und die Termine und anderen Aufgaben oder Tätigkeiten für eine Woche anzusehen und dann Zeitblöcke für Dein nebenberufliches Business zu fixieren.

Das Praktische dabei ist, wenn Du sie kennst, kannst Du sie auch in der Familie kommunizieren, damit man Dir nicht genau in dieser Zeit etwas einplant.

Wenn es darum geht, Deine zeitlichen Ressourcen zu (er)kennen, habe ich übrigens ein nettes kostenloses Gadget entwickelt, welches auch einen kleinen Spaßfaktor hat - den Zeitlückenfinder. Ich verlinke ihn Dir gerne unten in diesem Artikel.

1.4. Kommunikation und Unterstützung durch Partner bzw. Familie

Da sind wir auch gleich bei einem weiteren wichtigen Punkt. Weiß Deine Familie, wann Du arbeitest? Wenn nicht, teile es ihnen mit und bitte sie gleichzeitig um Unterstützung, Dir diese Zeiten freizuhalten bzw. Dich nicht zu stören.

Wenn Dein Partner/Deine Partnerin z.B. weiß, dass Du immer Dienstag- und Donnerstagabend von 19-21 Uhr und Sonntagvormittag von 9-12 Uhr Zeitblöcke hast, wo Du arbeitest, dann kann er/sie Dir auch den Rücken freihalten. Dann wird man Familienbesuche nicht für diese Zeit ausmachen oder sich darum kümmern, dass die Kids nicht alle 5 Minuten auf der Matte stehen.

2. Wenn Du zu wenig Zeit hast, frage Dich, wie gut Deine Organisation ist

2.1. Regelmäßige Routinen erleichtern den Alltag

Das gilt gleichermaßen für das Privatleben, aber umso mehr, wenn es um Deine nebenberufliche Arbeit geht. Wenn Du jetzt gerade denkst „Gott, Routinen wie langweilig!“ möchte ich Dir sagen, dass Routinen einen großen Vorteil haben. Sie sind nämlich, ohne viel Denkarbeit, abzuarbeiten und das kann zwischendurch sehr erholsam sein. Auch Tageszeiten, wo Du nicht gerade in einem Energiehoch bist, sind wunderbar geeignet, durch Routinen trotzdem produktiv zu sein. Hierfür möchte ich Dir zur Vertiefung einen tollen Blogartikel von Claudia Kauscheder mit dem Titel „3 Mini-Gewohnheiten, die dir helfen, fokussiert zu arbeiten“ ans Herz legen.

2.2. Kombiniere ähnliche Tätigkeiten miteinander

Es ist äußerst effektiv, Aufgaben zu kombinieren, die sich ähnlich sind. Lass uns als Beispiel Social Media Beiträge hernehmen. Wenn Du also täglich auf Sozialen Medien Beiträge für eine Seite machst und diese vorplanst, dann kannst Du folgendermaßen vorgehen.

Du schaust welche Beiträge Du inhaltlich in den nächsten Wochen machen möchtest und beginnst damit erst alle Texte zu schreiben, einfach in ein Worddokument ohne viel Formatierung. Als nächstes überlegst Du Dir alle Hashtags und ergänzt diese. Dann suchst Du Dir die Bilder zusammen und versiehst sie mit Schrift, Filter, Rahmen usw. Ganz am Ende fügst Du alles zusammen und planst die Beiträge vor. Dies hat sich als viel zeiteffektiver erwiesen, als immer für einen Beitrag Text, Hashtags und Bildbearbeitung zu machen und dann zum nächsten über zu gehen.

Das geht natürlich auch bei anderen Themen. Du kannst alle Belege für die Buchhaltung sammeln und einmal in der Woche Überweisungen machen und sie gleich im Ordner richtig sortieren bzw. ablegen. Oder Du legst Zoom Termine in einem Zeitblock zusammen. Auch für die Beantwortung von E-Mails solltest Du Dir eine gewisse Zeit nehmen und das E-Mail-Programm im Anschluss wieder zumachen.

2.3. Kenne Deinen Biorhythmus

Es ist sehr vorteilhaft, zu wissen, wann man Leistungshochs bzw. Zeiten hat, wo man sich nicht so gut konzentrieren kann. Dann kann man die Aufgaben auch entsprechend einteilen. Ich persönlich weiß, dass ich mir schwer tue mich am späteren Nachmittag zu konzentrieren. Daher schreibe ich diesen Artikel gerade um die Mittagszeit. Am Nachmittag mache ich mir dann Gesprächstermine aus. Das wäre in den Vormittagsstunden ein NO GO, weil ich da noch sehr redefaul bin. Wie sieht es diesbezüglich bei Dir aus?

3. Zu wenig Zeit haben, hat auch seine Vorteile!

Ja es ist tatsächlich so, dass Zeitmangel nicht nur Nachteile hat. So wird man tatsächlich oft effektiver und verzettelt sich nicht so leicht.

3.1. Fertig werden, statt ewig herum tun

Ich habe immer wieder erlebt, dass sich Dinge in einer Zeitspanne erledigen haben lassen, wo ich nie geglaubt hätte, dass das möglich ist. Ich hatte öfter das Gefühl „das schaffe ich nie“ und dann ging es sich doch immer aus.

Das hat meiner Meinung nach etwas mit dem Parkinsonschen Gesetz zu tun. Dieses wurde nach Cyril Northcote Parkinson, einem Briten und seiner Beobachtung benannt, dass wir für etwas immer genau so lange brauchen, wie uns Zeit zur Verfügung steht. Interessant, nicht wahr? Der Historiker und Soziologe stellte fest, dass sich die Arbeit offensichtlich immer auf die Zeitspanne ausdehnt, die uns zur Verfügung steht, unabhängig davon wie komplex die Aufgabe tatsächlich ist. Wir nehmen uns also ganz einfach die Zeit!

3.2. Grenzen setzen

Anderen Grenzen zu setzen, fällt vielen Menschen schwer. Wenn Du allerdings beim Klingeln des Telefons schon weißt, dass Du in 10 Minuten einen Termin hast, dann fällt es Dir vermutlich leichter, dass Deinem Gesprächspartner gleich zu beginn mitzuteilen und Dich auch daran zu halten. Warum sollte man das nicht nutzen. Wenn also ein ungeplantes Gespräch reinkommt, dann darf man ruhig sagen „Ich möchte vorweg sagen, dass ich nur maximal 10 Minuten Zeit habe, dann muss ich etwas anderes erledigen“. Damit ist gleich klar, dass heute keine Zeit für Plauderei ist.

3.3. Das Pareto-Prinzip

Hast du schon mal vom Pareto-Prinzip gehört? Ich bin mir ziemlich sicher, dass es Dir schon mal begegnet ist, nämlich als 80:20 Formel. Es besagt, dass 80% des Ergebnisses mit 20% der Arbeit erreicht werden können, allerdings die dann noch fehlenden 20% des Produktes mit 80% Zeitaufwand verbunden sind. Was bedeutet das jetzt auf gut Deutsch? Es heißt, dass man seinen Perfektionismus in Zaum halten darf und Dinge besser getan sind als perfekt.

Ich muss zugeben, dass das Pareto Prinzip für mich ein Augenöffner war, an Dingen nicht ewig herumzufeilen, bis sie für mich fast perfekt waren. Unternehmerisch gedacht, steht das Ergebnis im Vergleich zum Zeitaufwand in keinem Verhältnis. Man könnte in der dafür vergeudeten Zeit eine Menge andere Dinge erledigen! Was nicht heißt, dass man deswegen schlampig werden soll.

3.4. Dinge streichen

„Was, ich soll Dinge einfach streichen?“ Schießt Dir dieser Gedanke auch gerade durch den Kopf? Tja, so ging es mir auch, als ich das zum ersten Mal hörte. Ja, es kann durchaus sein, dass man Dinge einfach von der To-Do-Liste streicht. Vor allem dann, wenn man es zeitlich nicht schafft und sie dann sowieso nicht mehr aktuell sind.

Hier ein Beispiel: Es kommt in kürze Vatertag und Deine Zielgruppe sind Väter, die … was auch immer genau. Es bietet sich daher an eine spezielle Aktion zu planen. Ein Sonderangebot, das Du aber eventuell noch erstellen musst mit samt dem ganzen Drumherum wie Verkaufsseite und Mailautomation usw. Du hast aber vorher noch wichtigere Dinge zu erledigen und Du weißt jetzt schon, dass es sich nicht ausgehen wird, es rechtzeitig vorm Vatertag zu kommunizieren bzw. zu bewerben. Also gleich streichen und es eventuell als Idee für einen anderen Anlass oder den nächsten Vatertag notieren.

Das gleiche wäre, ein spezieller aktueller Anlass, zu dem Du etwas auf Facebook teilen oder posten willst. Wenn dieser vorbei ist oder das Thema nicht mehr aktuell, bis Du es erledigen kannst, dann streiche es.

Schlusssatz: Wir haben alle gleich viel Zeit, es ist nur die Frage, ob Du Deine Ressourcen gut kennst und diese effektiv organisiert nutzt.

Also fange am besten an, Dir mal Deine zeitlichen Ressourcen festzuhalten. Das kannst Du mit Stift und Papier tun oder etwas amüsanter, netter und schön übersichtlich mit dem Zeitlücken-Finder.

Viel Spaß dabei!

Deine Beatrice